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广西大学会议费管理暂行办法(西大财〔2017〕8号)
2017-05-31   审核人:

广 西 大 学 文 件

西大财〔20178


关于印发《广西大学会议费

管理暂行办法》的通知

校属各单位:

为进一步加强和规范学校会议费管理,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)和《广西加大财政科技经费投入与改进财政科技经费管理实施办法》(桂政办发〔2016115号)等文件精神,结合学校实际,制定了《广西大学会议费管理暂行办法》,现予以印发实施,请遵照执行。

                                    广西大学

                              2017523




广西大学会议费管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,根据关于印发《中央和国家机关会议费管理办法》的通知(财行〔2016214号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)和《广西加大财政科技经费投入与改进财政科技经费管理实施办法》(桂政办发〔2016115号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法主要对学校管理的各类经费(含预算经费、代管经费、科研经费等)列支会议费的各类会议进行规范管理。本办法所指的科研经费是指纵向、横向和财政科研经费,不包括通过校内预算分配安排的科研业务费、科研启动费和科研配套经费等(后者按照预算经费进行管理)。

第三条 本办法所指的会议是指学校在国内举办或承办的各类会议,包括学术会议、管理会议、在华举办国际会议。学校各单位内部日常召开的会议一般不得列支会议费。

学术会议是指与教学、科研活动直接相关的业务性会议,包括各类学术交流会、学术论坛、学术研讨会、学术座谈会、教学科研项目答辩会、评审会、中期检查会、验收会等。

管理会议是指除学术会议和在华举办国际会议以外的其他国内会议,包括工作总结会、工作布置会、工作座谈会等。

在华举办国际会议是指报经上级部门批准的,在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、论坛等会议(以下简称国际会议)。国际会议的开支依据《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)文件,按批准书执行。

第四条 学校建立健全会议审批管理制度,各单位在举办会议时,应按照“实事求是、精简高效、厉行节约”的原则,从严控制会议召开的数量、会期和规模,节约费用支出,提高会议效率。

第五条 各单位举(承)办会议应该与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关,经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第二章 会议的审批与管理

第六条 各单位在举办会议前,应当按规定履行审批手续。根据会议会期、规模等编制会议费预算,提出申请,填写《广西大学会议审批表》(附件1),按相关程序审批,并获得批准。会议审批表需明确会议名称、主要内容、时间、地点、举办会议的方式(自主举办、受托承办、协助举办)、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。会议费预算要细化到具体的会议开支项目。

(一)学术会议的审批

无食宿费开支的学术会议,由所在单位负责人审批。有食宿费开支的学术会议,使用预算经费和代管经费等的,参照有食宿费开支的管理会议的审批办法审批;使用科研经费的由所在单位负责人审批。

参会人员中有非我校正式聘用人员的外籍人士的会议,应报学校国际交流处按相关程序审批。

(二)管理会议的审批

无食宿费开支的管理会议,由所在单位负责人审批。有食宿费开支的管理会议,参会人员(不含会务工作人员,下同)在80人(含)以内,由所在单位负责人审批;80150人(含)的,由所在单位负责人和职能部门负责人审核后,报学校分管校领导审批;150人以上的,由所在单位负责人、职能部门负责人和学校分管校领导审核后,报书记或校长审批。

(三)国际会议的审批

举办国际会议应就会议的名称、主要内容、规模、时间、地点、经费来源及会务安排等提出报告,由单位负责人签署意见后交国际交流处,送审报告经国际交流处会同科技处或社科处和宣传部审核,并报请校领导批准后,由国际交流处上报教育厅和外事部门审批。

未经批准召开的会议,财务处不予报销会议费用。

第七条 学术会议的天数,根据教学、科研活动的实际需要,本着从紧控制的原则,自行安排;管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间,合计不得超过2天。国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时间,合计不得超过2天。

第八条 各类会议应根据会议性质、会议内容严格控制会议规模及工作人员。

第九条 协助其他单位办会并承担部分会议费的,应签订合同(协议)。合同(协议)中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。国内管理会议不得列支协助办会经费。

第三章 会议的地点管理

第十条 举办各类会议应充分利用校内资源,优先安排在本单位或学校内部会议室、礼堂、宾馆、招待所等场所召开。

使用预算经费、代管经费等举办会议,当校内不具备会议办会条件时,应当到会议定点场所召开。到非会议定点场所发生的会议费用,原则上不予报销。

使用科研经费举办会议,当校内不具备会议办会条件时,原则上选择会议定点饭店召开。若选择非会议定点范围的饭店,应根据经济性、便利性原则选择会议地点,价格不超过会议费综合定额标准。

参会人员全部为校内人员的会议,原则上应在校内召开。确需到校外召开会议的,须报分管校领导审批。

第十一条 因工作需要到南宁市外召开的,须报分管校领导审批。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第四章 会议的费用管理

第十二条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。国际会议还可列支同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,按差旅费管理办法回所在单位报销。

第十三条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下表:

(单位:元/人·天)

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

使用预算经费、代管经费等

举办的会议

340

130

80

550

使用科研经费举办的会议

400

150

100

650

国际会议

700

300

200

1200

第十四条 不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

第十五条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,在会议预算或其他预算允许的经费中列支。

(一)会议特邀代表差旅费。因工作需要,特邀参会的国内外高级专家、学者和有关人员等的城市间交通费、住宿费、国际旅费,可比照学校差旅费管理办法或参照外国文教专家经费管理办法中相应标准予以报销。报销时须附承担该费用理由的说明(经费项目负责人签字确认)。

(二)会议过程中的其他费用:支付给专家的讲座报告费、专家咨询费等参照国家培训费管理办法中的相关标准执行。发放学生劳务费等按经费来源的相应标准执行。

(三)同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费、速记费。

第十六条 受上级主管部门或其他单位委托承办会议,按上级部门和其他单位的委托协议或会议通知执行。无明确会议费标准的,按会议费综合定额标准执行。

第十七条 使用科研经费举办的会议,项目批准书(或合同)中会议预算有具体开支标准的,按预算标准执行;其余如无会议预算标准的,按会议费综合定额标准执行。

第五章 会议费的报销

第十八条 会议举办或承办单位的经费项目负责人是会议费支出的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。各单位对本单位举办或承办的会议承担监管责任,应督促办会人员遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

第十九条 各单位应在会议结束后一个月内一次性办理报销手续。会议费报销时应提供《广西大学会议审批表》、会议通知、实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的原始明细单据、会议费原始票据等。

第二十条 会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。

第六章 其他事项

第二十一条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,可适当向参会人员收取会议费,收取的标准不能超过会议费综合定额标准。

第二十二条 会议各项收入应按照“收支两条线”管理制度等相关规定,及时足额上交学校统一管理,专款专用,严禁自收自支。

第二十三条 确因工作需要委托其他单位代办会议的,应提交会议委托合同,会议费用必须控制在本细则确定的范围内,并及时结算,结余资金必须及时转回学校。

第七章 监督问责

第二十四条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,在条件具备情况下,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,除另有规定外(国际会议期间,依据《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)文件规定可安排一次宴请),不安排宴请,不上烟酒;会议会场不摆花草,不提供水果,管理会议不得制作背景板。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十五条 学校财务处会同有关部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

第二十六条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关单位和人员的责任。

(一)单位无会议审批制度或会议审批控制不严的;

(二)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(三)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(五)违规报销与会议无关费用的;

(六)其他违反本办法规定的。

有前款所列行为之一的,由学校相关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,按学校相关规定进行处理。如行为涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第二十七条 本办法由财务处负责解释,自发文之日起施行。

附件:广西大学会议审批表

附件【广西大学会议审批表.docx已下载

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