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《广西大学暂付款管理办法》(西大财〔2019〕5号)
2019-04-23     (点击: )

第一章 总则

第一条 为了加强暂付款的管理,提高学校资金使用效益,保障学校资金的流动和安全,严肃财经纪律,明确相关经济责任,根据《中华人民共和国会计法》、《政府会计制度》及其他相关法律法规,结合我校实际情况,特制订本办法。

第二条 本办法中所指的暂付款包括预付账款和其他应收款,是学校按规定暂时垫付或预付给有关单位或个人而形成的停留在结算过程中的资金,是学校对有关单位或个人的一种债权。具体表现为单位往来暂付款和个人借款。

(一)单位往来暂付款反映学校与有关单位之间的债权债务关系,主要包括以下业务的对公转账支出:

1.单位购买仪器设备、家具、材料费、图书资料等货物的预付款。

2.单位购买测试化验加工费、物业管理等服务的预付款。

3.工程项目建设的预付款。

4.科研和教学协作预付款。

5.单位组织的会议费、培训费预付款等其他暂付或预付款。

(二)个人借款分为个人公务借款和个人因私借款,反映学校和个人之间债权债务关系。

1.个人公务借款是在公务活动中,由个人向学校借出备用金(含对公转账)用以支付个人公务事项的资金。包括:差旅费(含出国经费)、版面费、专利申请(维护)费、个人参加的培训费、会议费以及科研经费支出的材料费、测试化验加工费等。

2.个人因私借款是因非公务活动而发生的个人借款业务。

(三)日常公务所发生的办公费、差旅费、维修(护)费、会议费、培训费、公务接待费、公务用车运行维护费、印刷费、咨询费、手续费、水费、电费、邮电费、物业管理费、租赁费、专用材料费、其它交通费用等原则要求全部使用公务卡进行结算,不办理单位往来暂付款和个人借款。

第三条 本办法主要对学校管理的各类经费(含预算经费、代管经费、科研经费等)发生的暂付款进行规范管理。校办企业等独立核算单位(人员)与学校发生的暂付款业务也适用本办法。

第四条 暂付款业务经办人,须为学校在职在编人员。离退休人员、学生和非学校正式职工不能办理暂付款业务。

第五条 暂付款管理原则:

(一)预算控制原则。暂付款只能从已安排经费预算的项目借支,无预算、不符合开支规定或超出预算的暂付款不予办理。

(二)公用和专款专用原则。暂付款必须用于教学、科研、行政、后勤等经批准的指定公用性开支,严禁将暂付款挪用于其他个人开支。

(三)按时清理及结算原则。暂付款严格按照单笔业务“一事一借,一事一清,前借不清,后款不借”的原则办理。学校各单位和个人要按照国家和学校规定,按时办理财务结算手续,不得无故拖欠或占用学校资金。原则上每位暂付款经办人仅限办理3笔暂付款业务,其中个人公务现金借款不超过1笔,逾期未冲销的暂付款经办人,不得再办理新的暂付款业务。

第二章 单位往来暂付款的办理规定和流程

第六条 单位往来暂付款的办理规定:

(一)因特殊原因需在属公务卡支付范畴的业务中办理单位往来暂付款的,须提供有关证明材料、按规定权限和程序批准后方可办理。

(二)办理仪器设备、家具、材料、图书资料等货物采购预付款事项,1万元(含)以上的应提供有效的经济合同(协议),1万元以下的应提供订购清单或采购说明。

(三)办理测试、化验、加工、出版、物业管理等服务预付款事项,1万元(含)以上的应提供有效的经济合同(协议),1万元以下的应提供服务内容清单。

(四)办理基建、修缮工程预付款,支出原则上要求凭发票和合同或协议进行银行对公转账,确需办理暂付款支付的,须根据有效的合同或协议,在项目经费预算内严格按学校有关经费审批权限的规定办理暂付款支出手续。

工程项目应按照合同约定进行竣工结算,对于已竣工验收且没有支付过工程进度款的项目,未完成结算时,确因特殊情况需要办理暂付款支出的应该签订补充协议后按约定支付,工程补充协议签订前应送审计处审核并报学校审批,暂付款支付应按照变更工程支付要求,不得超过主合同签约价款的60%。凡在工程项目中有暂付款未清的施工方,不得支付工程结算余款。

(五)除符合《广西大学仪器设备购置与验收管理办法(修订试行)》(西大设〔2018〕2号)规定的自行采购范围的采购设备外,使用财政性资金,通过政府采购以及学校采购有关程序,采购单台套5千元(含)以上,或批量1万元(含)以上的各类仪器、设备、物资,达到暂付款约定条件后,采购部门应按要求报审计处审签,由审计处对采购程序及结果进行监督、评价,暂付款审计按学校审计有关规定执行。设备暂付款应在办理验收固定资产入库手续后及时办理冲销手续。

(六)办理科研经费外协经费预付款,应按照经批复的项目计划书或合同约定办理,并提供项目合同等相关资料。纵向外协经费原则上只能转拨到原项目预算书中有预算安排的单位或子项目;横向外协经费凭合同办理。

一次性支出纵向科研经费超过3万元(含),或横向科研经费超过5万元(含),还须经科技处(社科处)领导审核签字。

(七)办理举办会议预付款转账事项,应提供会议通知、会议审批单、会议开支预算明细清单;办理举办培训预付款转账事项,应提供培训合同(协议)。

第七条 单位往来暂付款主要业务办理流程:

(一)经办人填写一式三联的《单位往来款请款单》(以下简称“请款单”详见附件1),真实准确填写经办人姓名、款项用途、金额、开支项目等内容。

(二)经办人将经本人签字的请款单提交经费负责人和本单位业务分管领导审核后提交本单位主要领导签字,并加盖单位公章。请款单上的所用签字必须是本人亲笔签字,经费负责人、单位领导已将授权使用签字专用章的授权书提交到财务处备案的,可以使用签字专用章。

(三)经费负责人和单位分管领导负责确认暂付款经办人的正式职工身份,并对经济业务的真实性、合法性及经办人签字的真实性负责;单位主要领导负审批责任。

(四)经办人凭填写完成的请款单和网上预约单等材料,按照学校经费支出管理制度规定的审批权限进行审批,再到财务处办理暂付款支出手续。

(五)财务处按照国家、自治区和学校对资金支付的有关规定,严格履行审核手续,主要审核内容包括:

1.暂付款是否符合财务会计制度规定。

2.暂付款是否有确定的经费来源,办理暂付款提供的相关资料信息是否准确完整。

3.暂付款审批手续是否齐全,财务处对请款单是否已加盖暂付款经办人所在单位公章及暂付款审批人是否签字等相关要素的齐全性进行审核。

4.暂付款经办人是否有应清未清的其他应收款。

(六)财务人员将上述内容审核无误后,将请款单第一联和提供的相关资料作为记账凭证的附件,进行账务处理并办理付款手续,将请款单第二联留存下来,作为查询、催报和冲账的依据。

第三章 个人借款业务办理规定及流程

第八条 个人借款业务办理规定:

(一)原则上学校不办理个人因私借款业务。因特殊原因,在职在编人员需向学校申请个人因私借款的,须书面申请经所在部门领导集体讨论签署意见再提交校长办公会研究决定,财务处根据学校会议纪要或决定办理相关借款业务。

对于在职在编员工个人因私借款,无论借款金额大小,借款人均须承诺:“同意学校财务每月从其工资中按一定比例扣款归还对学校的借款”。如果所扣工资不足以归还借款,借款人在办理借款手续时应提供相应的担保措施。

(二)因特殊原因需在属公务卡支付范畴的业务中办理个人公务借款的,须提出申请、说明原因、提供有关证明材料、按规定权限和程序批准后方可办理。

1.办理版面费、专利申请(维护)费等预付款事项,应提供录用通知书或收费通知书。

2.办理因公短期出国(境)机票款预付款,应提供审批完结的因公出国(境)审批表等材料;办理公派出国留学人员生活费个人借款,应提供审批完结的因公出国(境)审批表、护照、签证复印件、出国留学用汇预算表等材料。

3.办理差旅费预付款转账事项,如为参会会议注册费或参训培训费,应提供明示收费标准的会议通知或培训通知;如为机票款,则应提供审批完结的出差审批表。

(三)在办理个人公务借款时,借款人须在《个人借款单》上签字承诺:“对于借款逾期2个月未能冲账的个人公务借款,同意学校财务处以逾期未冲账的个人公务借款金额为限,从个人公务借款经办人工资中扣还借款。待个人公务借款冲账后再由财务处返还所扣的工资,否则,学校财务处不再返还所扣工资。”

第九条 个人借款业务办理流程:

(一)借款人填写一式三联的《个人借款单》(以下简称“借款单”,详见附件2),真实准确填写借款人姓名、款项用途、金额、开支项目等内容。

(二)借款人将经本人签字的借款单提交给经费负责人审核。

(三)经费负责人对借款人的正式职工身份,并对经济业务的真实性、合法性及借款人签字的真实性负责审核确认后在借款单上签字。

(四)将借款单提交借款人所在单位加盖单位公章。

(五)经办人凭填写完成的借款单和网上预约单等材料,按照学校经费支出管理制度规定的审批权限进行审批,再到财务处办理暂付款支出手续。

(六)财务处按本办法第七条第(五)、(六)款进行审核和账务处理。

第四章 暂付款审批权限

第十条 单位往来暂付款审批权限,按照学校经费支出管理制度办理审批手续。

第十一条 个人借款审批权限

(一)个人公务转账借款审批权限:

按照学校经费支出管理制度办理审批手续。

(二)个人公务现金借款审批权限:

1.单笔个人公务现金借款金额为2万元(含)以下由经费负责人、单位负责人审核签署意见后,由财务处分管核算工作的副处长审批。

2.现金借款金额为2万元以上5万元(含)以下由经费负责人、单位负责人签署意见并经财务处分管核算工作的副处长审核后,由财务处处长审批。

3.现金借款金额为5万元以上20万元(含)以下的由经费负责人、单位负责人签署意见并经财务处分管核算工作的副处长、财务处处长审核后,报总会计师批准。

4.现金借款金额为20万元以上的,由经费负责人、单位负责人签署意见,经财务处分管核算的副处长、财务处处长、总会计师审核后,报校长批准。

第五章 暂付款的报账期限要求

第十二条 单位往来暂付款的报账期限:

(一)一次性支付的单位暂付款的报账期限

1.一次性支付的单位往来暂付款,应在支付后2个月内冲账。

2.预开发票的单位往来暂付款,应在发票开具后2个月内及时冲销。

(二)分期支付的单位往来暂付款的报账期限

1.非进口仪器设备、软件类采购原则上应在首期预付款支付后2个月内冲账。

2.进口仪器设备采购原则上应在首期预付款支付后6个月冲账。

3.复合采购项目原则上应在首期预付款支付后6个月内冲账。

(三)单位往来暂付款报账延期规定。对因特殊情况,在上述报账期限内无法办理冲账的,经办人必须向财务处提交经经费负责人和单位业务分管领导确认、单位主要负责人签字并加盖本单位公章的《单位往来暂付款未冲账情况报告表》(附件3),说明未冲账原因、明确冲账计划、承诺冲账期限;延期超过半年以上的须报业务分管校领导审核后报学校总会计师审批。逾期3个月不提交《单位往来暂付款未冲账情况报告表》的,将追究领导责任。

第十三条 个人公务借款的报账期限:

(一)因公出国(境)公派出国留学人员的个人公务借款,应在回国后2个月内办理冲账手续。

(二)按规定可使用备用金的单位,必须每年12月底前归还入账,在次年年初重新办理借款手续。

(三)除本条第(一)(二)款所列的两种情况外,个人公务借款必须在2个月内报账冲账。如由于票据不齐等因素影响,在报账期限内暂时无法冲账的,对未能冲账部分须由借款人返回现金。如借款后因故工作推后,且无法确定近期(10个工作日内)能完成工作的,应及时全额返还借款。

(四)个人借款必须按时报账冲账,不得延长报账期限。

第六章 坏账处理

第十四条 暂付款坏账处理的一般流程。暂付款挂账3年以上,由于债务人已死亡或者依法被宣告失踪、死亡,收款单位已被依法宣告破产、撤销、关闭,且用清算财产仍不能弥补损失等各种原因造成无法办理正常冲账手续的,同时经办单位和个人前期已尽追索义务的,由相关责任人向财务处提交经所在单位及项目负责人确认的书面报告以及相关资料,如合同、验收结算文件、工商证明材料、相关法律文书等资料,由财务处牵头聘请中介机构严格按照坏账核销的程序集中清理、核实后,提出处理意见,经审计处审核,报学校校长办公会或党委常委会研究同意后,按规定程序上报财政厅等上级部门批准办理核销。未经上级批准,任何单位、部门、个人都不得自行将暂付款视为坏账予以核销。

第十五条 对由于经办人或申请单位的工作失误造成的确实无法收回的暂付款,不得确认为坏账,被查实存在渎职或失职行为的,要追究有关单位和责任人的责任。

第十六条 对于已核销的暂付款学校仍拥有追索权。一旦有重新收回的可能,有关责任单位和责任人要积极追讨、追索收回。

第七章 办理暂付款各方责任与义务

第十七条 单位往来暂付款经办人的责任与义务:

(一)经办人是冲销暂付款的直接责任人,对暂付款的申请、跟踪追索报账凭据、办理报销冲账手续承担直接责任。

(二)经办人须在规定期限内,办理冲账手续。涉及设备、软件、图书采购或工程类的暂付款,应按相关规定积极配合学校有关职能部门办理固定资产验收、工程结算审计、工程验收等手续。

(三)经办人出国(境)时间在6个月以上的,或者退休、校内调动、调离学校的,应当事先冲销本人所经办的全部暂付款。如确因客观因素制约,确实无法冲销暂付款的,须办理经办人变更手续,并同时移交相关文件、资料。新的经办人须重新填写一式三联请款单,注明变更经办人,经经费负责人和单位主要负责人签字确认、单位盖章后提交财务处备案。变更后的经办人须同样履行原经办人职责。

第十八条 个人借款的借款人责任与义务:

个人借款(包括个人公务借款和个人因私借款)的一切清偿责任由借款人本人承担,借款人必须在报账期限内冲销全部个人借款。

第十九条 经费审批人(项目负责人)的责任与义务:

(一)经费审批人(项目负责人),对本单位或本项目经费暂付款的办理、使用、报销结算和追偿工作负主要领导责任。

(二)经费审批人(项目负责人)应当督促暂付款经办人按规定及时办理暂付款的冲账手续。

(三)当暂付款(个人借款除外)经办人因种种原因,丧失继续履行暂付款经办人责任与义务时,经费审批人(项目负责人)须督促和落实交接经办人,及时办理经办人变更手续,并督促新的经办人继续履行暂付款冲销、追偿责任。

(四)如果出现暂付款不能按时冲账情况的,经费审批人(项目负责人)须承担相关连带责任。

第二十条 相关单位的责任与义务:

(一)校属各单位有义务组织本单位的教职工认真学习本办法以及其他有关暂付款管理的相关文件,做好制度宣传工作。

(二)各单位对本单位的暂付款负有管理责任,单位主要负责人对本单位暂付款冲销工作负重要领导责任。

(三)各单位须安排相关工作人员及时掌握本单位暂付款的动态情况;督促经办人及时办理本单位暂付款报账冲销手续。

(四)对于涉及多个单位多个部门协同合作的项目,各单位有责任配合与协助暂付款经办人和经费审批人(项目负责人)做好跨单位跨部门之间的沟通协调工作。

第二十一条 相关各职能部门的责任与义务:

(一)财务处的责任与义务

1.应当根据有关财务规章制度审核办理暂付款业务,准确及时录入相关信息。

2.应当定期清理全校暂付款情况,将未及时冲账的暂付款明细表发到校属有关单位,由校属有关单位负责通知暂付款经办人及时办理冲账手续。

3.应当在每年年末将全校暂付款冲账情况向学校报告,并将超期未冲销暂付款人员名单进行整理,对于逾期3个月不提交《单位往来暂付款未冲账情况报告表》且并未在上述时间内冲账还款的单位,财务处将单位名单及该单位未还款情况,以一单位一说明的方式整理成文字,通过文件管理系统向督查办报告。

财务处根据督查办发回的《催款督办通知》副本开始计算时间,在《催款督办通知》发出1个月后(计算时间以文件系统发出时间开始的30个自然日),仍未还款的单位,财务处将该单位名单及该单位未还款情况,以一单位一说明的方式整理成文字,并附相关凭证材料,向纪委办报告。

4.对未冲销个人借款的借款人和无故未冲销单位往来暂付款又未完善交接手续的经办人,不得办理退休、校内调动、离校和出国(境)时间6个月以上的财务手续。

(二)人事处的责任与义务

对于拟办理离职以及出国(境)时间在6个月以上手续的人员,人事处在办理相关审批手续时,增加财务处审核暂付款项是否已核销环节,待财务处签字盖章确认其已冲销全部借款后方可同意其办理离职或出国(境)相关手续。

(三)科技处(社科处)的责任与义务

1.科技处(社科处)对其批准的因科研经费预开发票形成的暂付款的冲账工作负主要领导责任。

2.科技处(社科处)应当督促办理科研经费预开发票的项目负责人和业务经办人在报账期限内及时追款冲账。

3.如因科研经费预开发票未及时冲账而导致暂停办理科研经费预开发票业务的,科技处(社科处)要追究项目负责人和经办人的责任,并追回预开的发票冲销由学校代垫的税金。

(四)学校督查办的责任与义务

督查办根据财务处经文件系统转来的逾期3个月不提交《单位往来暂付款未冲账情况报告表》且并未在上述时间内冲账还款的单位名单及情况说明,通过文件管理系统向学校报告,经学校同意后,督查办向上述单位发一次《催款督办通知》,要求被督办单位及时办理往来暂付款冲账业务,并将办理情况向其分管校领导报告;并将《催款督办通知》副本通过文件管理系统发财务处备查。

(五)审计处的责任与义务

审计处应当不定期组织对全校的暂付款情况进行专项审计。

(六)学校纪委的责任与义务

经财务处催办未按时还款冲账的,又经督查办发出《催款督办通知》1个月后(以文件系统发出时间开始计算),仍未还款冲账的,由学校纪委依照有关规定进行约谈批评或问责处理。

第八章 逾期未冲账处理

第二十二条 对于逾期未冲账的个人借款从借款人工资扣还。对于超过规定期限未办理冲账的个人借款,经催报后无正当理由不报账冲销的,财务处将根据借款人承诺以逾期未冲账的个人借款金额为限,从借款人工资中扣还借款。如果借款人工资不足以冲账的,学校将以违纪或违法名义报案追偿。

第二十三条 严格执行“前账不清、后账不付”原则。对于存在无正当理由逾期未冲销暂付款的项目,将冻结相关项目经费开支:

启用财务管理系统暂付款管理控制功能(详见附件4),系统将对逾期未冲账的相关暂付款经办人、项目负责人、暂付款支出项目及单位公用项目等的暂付款、报账业务进行锁定控制,锁定后仅允许办理到期借款的冲账业务,不得再办理其他财务业务,待冲销完暂付款后学校将解除相关锁定控制。

第二十四条 对于无正当理由逾期未冲账暂付款项的人员,不得办理离职以及出国(境)时间在6个月以上的财务手续。

第二十五条 将逾期6个月经催报仍不报账冲销的暂付款相关责任人员,一律列入诚信“黑名单”,在校园网上通报,停止办理暂付款业务;取消其参加学校所有评先评优、职务晋升、职称评定等资格。待逾期暂付款全部冲账完成后才从诚信“黑名单”中取消名字,予以恢复相关评选资格。拖欠公务卡消费款逾期未归还银行的人员不能在学校办理暂付款业务。

第二十六条 对因未严格履行工作职责给学校造成经济损失的,要追究相关人员经济和行政责任。构成犯罪的,依法移送司法机关处理。

第九章 附则

第二十七条 以往发生的暂付款业务适用本办法。

第二十八条 本规定由财务处负责解释。

第二十九条 本规定从发文之日起执行,《广西大学暂付款管理办法》(西大财字〔2008〕6号)同时废止,以往有关规定与本规定相抵触的,以本规定为准。

附件【附件4 财务管理系统暂付款管理控制功能.doc已下载
附件【附件1 广西大学单位往来款请款单.xlsx已下载
附件【附件2 广西大学个人借款单.xlsx已下载
附件【附件3 单位往来暂付款未冲账情况报告表.doc已下载
已是首条
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